Kantoorklachtenregeling

Ons kantoor hecht grote waarde aan de tevredenheid van de cliënten. Het kantoor zal er alles aan doen om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Toch kan het voorkomen dat u ontevreden bent over een bepaald aspect van onze dienstverlening. Hieronder staat beschreven wat u dan kunt doen.

Wanneer u ontevreden bent over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van onze dienstverlening of over de hoogte van de kunt u zich wenden tot mevrouw mr. W.C.G.M. (Wilma) van Hoof te Tilburg (vanhoof@jlinssen.nl). Zij treedt als (externe) klachtenfunctionaris van ons kantoor op.

Ons kantoor behandelt een klacht volgens een procedure, die staat beschreven in onze kantoorklachtenregeling. Bij dezen treft u een exemplaar van onze kantoorklachtenregeling aan.

Wij zullen in overleg met u zo snel mogelijk een oplossing voor het gerezen probleem proberen te vinden. Deze oplossing zullen wij altijd schriftelijk aan u bevestigen. Binnen vier weken kunt u onze schriftelijke reactie op uw klacht tegemoet zien. Mochten wij onverhoopt van deze termijn af moeten wijken, dan zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen, met vermelding van de reden en de termijn waarbinnen u een reactie van ons kunt verwachten.

Kantoorklachtenregeling Koreman Advocatuur

Artikel 1 begripsbepalingen

In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

  • klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens
    de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de
    totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de
    kwaliteit van de dienstverlening, de hoogte van de declaratie, het verrichten of
    aanbieden van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, niet zijnde een
    klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
  • klager: de cliënt, diens vertegenwoordiger of een derde met een rechtstreeks
    belang die een klacht kenbaar maakt;
  • klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht;

Artikel 2 toepassingsbereik

  1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van
    opdracht tussen Koreman Advocatuur en de cliënt.
  2. Klachten van een schuldenaar over Koreman Advocatuur als verrichter of
    aanbieder van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden vallen ook onder het
    bereik van deze klachtenregeling, als bedoeld in artikel 4, tweede lid, onderdeel
    b, en artikel 14, derde lid, van de Wet kwaliteit incassodienstverlening.
  3. Iedere advocaat van Koreman Advocatuur draagt zorg voor
    klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

Artikel 3 doelstellingen

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

  1. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
  2. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van klagers vast te stellen;
  3. voorzien in een wettelijke plicht, behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
  4. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
  5. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening

  1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt
    voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht of de schuldenaar jegens
    advocaten bij het verrichten of aanbieden van buitengerechtelijke
    incassowerkzaamheden erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling
    hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
  2. Koreman Advocatuur heeft in de overeenkomst van opdracht opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht
    die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van
    een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
  3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na
    behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de rechtbank Zeeland-West-Brabant.

Artikel 5 interne klachtprocedure

  1. Indien een klager het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht
    doorgeleid naar mw. mr. W.C.G.M. (Wilma) van Hoof, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
  2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het
    indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de
    gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
  3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de klager tot een oplossing te
    komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
  4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van
    de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over
    afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een
    oordeel over de klacht wordt gegeven.
  5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk
    op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet
    vergezeld van aanbevelingen.
  6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de
    klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de
    gegrondheid van de klacht.

Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

  1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de
    klachtbehandeling geheimhouding in acht.
  2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling
    van de klacht.

Artikel 7 verantwoordelijkheden

  1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de
    klacht.
  2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over
    eventueel contact en een mogelijke oplossing.
  3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van
    de klacht.
  4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Artikel 8 klachtregistratie

  1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
  2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
  3. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de
    klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede
    ter verbetering van procedures.
  4. Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen op het
    kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.