Kennisbank
Wanneer mag ik incassokosten in rekening brengen?
Veel ondernemers zetten incassokosten op de factuur en gaan ervan uit dat die er gewoon bij komen. Bij een zakelijke klant klopt dat vaak. Bij een consument bijna nooit, en de reden is een brief die net verkeerd geformuleerd is.
Het verschil tussen een zakelijke klant en een consument
Is uw klant een bedrijf, dan mag u incassokosten in rekening brengen zodra hij in verzuim is. Vaak staat er iets over in uw algemene voorwaarden, en anders geldt de wettelijke staffel.
Is uw klant een consument, dan geldt een extra eis. U moet eerst een aanmaning sturen waarin staat dat hij nog veertien dagen krijgt om zonder extra kosten te betalen, met daarbij het bedrag aan incassokosten dat hij anders verschuldigd wordt. Dat is de zogeheten veertiendagenbrief.
Stuurt u die brief niet, of staat er iets verkeerd in, dan bent u de incassokosten kwijt. Niet een deel ervan, maar alles.
De fout die bijna iedereen maakt
De termijn van veertien dagen gaat niet in op de dag dat u de brief verstuurt. Hij gaat in op de dag nadat uw klant de brief heeft ontvangen. Dat lijkt een detail, maar het is precies waar het misgaat.
Zinnen als binnen veertien dagen na heden of binnen veertien dagen na dagtekening van deze brief zijn daarmee in strijd. Ze geven de klant in werkelijkheid minder dan veertien dagen. Een rechter wijst de incassokosten dan af, ook als de klant helemaal geen verweer voert.
Formuleer het dus zo dat de termijn pas begint na ontvangst. Bijvoorbeeld: veertien dagen na de dag waarop u deze brief ontvangt.
U moet kunnen bewijzen dat de brief is aangekomen
De bewijslast ligt bij u. Betwist uw klant dat hij de brief heeft gehad, dan moet u aannemelijk maken dat u hem tijdig heeft verstuurd naar een adres waarvan u redelijkerwijs mocht aannemen dat hij daar bereikbaar was.
In de praktijk betekent dat: bewaar een kopie, noteer de verzenddatum, en stuur bij grotere bedragen zowel per post als per e-mail. Aangetekend verzenden is het meest waterdicht, maar niet altijd de moeite waard bij kleine facturen.
Waar dit op gebaseerd is
- Hoge Raad 25 november 2016 (Fa-Med)
ECLI:NL:HR:2016:2704
De Hoge Raad beantwoordde prejudiciele vragen over de veertiendagenbrief. Kern: de termijn begint pas de dag na ontvangst, de schuldeiser moet bewijzen dat die gelegenheid is geboden, en bij een onjuiste of verwarrende termijn zijn helemaal geen incassokosten verschuldigd. - Hoge Raad 13 juni 2014 (Fa-Med)
ECLI:NL:HR:2014:1405
Hier legde de Hoge Raad uit waarom die brief bestaat: de consument mag niet worden overvallen door incassokosten en krijgt na de waarschuwing nog een volle termijn om te betalen.
Let op. Deze uitspraken laten zien hoe rechters over dit soort situaties denken. Ze voorspellen niet hoe uw eigen zaak afloopt, want daarin wegen de feiten mee. Leg uw situatie voor als u zekerheid wilt.
Veelgestelde vragen
Geldt dit ook voor mijn zzp-klant?
Dat hangt ervan af of hij handelde in de uitoefening van zijn beroep of bedrijf. Koopt een zzp-er iets voor zijn onderneming, dan is hij zakelijk. Koopt hij privé, dan geldt de consumentenregeling. Bij twijfel stuurt u gewoon een veertiendagenbrief, dat kan nooit tegen u werken.
Kan ik de fout herstellen met een nieuwe brief?
Ja. U kunt alsnog een correcte veertiendagenbrief sturen en daarna incassokosten in rekening brengen. U verliest alleen tijd.
Wat als mijn klant binnen de termijn een deel betaalt?
Dan worden de incassokosten berekend over het bedrag dat onbetaald blijft, niet over het oorspronkelijke bedrag.
Hoeveel mag ik rekenen?
Bij consumenten geldt een wettelijke staffel met een minimum van 40 euro. Bij zakelijke klanten mag u daarvan afwijken als u dat in uw algemene voorwaarden heeft geregeld, mits die voorwaarden geldig zijn.
Twijfelt u of uw aanmaning klopt?
Stuur hem gerust op. Ik kijk er kosteloos naar en zeg u binnen een werkdag of u de incassokosten kunt vorderen.